Enamik esitlusi, mida tööelus kuuleme, ei ole halvad. Need on lihtsalt unustatavad. Kolmkümmend slaidi, igaühel kümme rida teksti, esineja loeb neid ette ja saal vaatab vaikselt telefoni. Lõpus öeldakse „aitäh, küsimusi on?“ ja küsimusi ei ole. Mitte sellepärast, et kõik oli selge, vaid sellepärast, et keegi ei kuulanud enam.

Esitlusoskus ei ole anne, mis kellelgi on ja kellelgi pole. See on käsitöö, mida saab õppida. Kui sind vaevab pigem närv ja ärevus enne esinemist, siis selle kohta olen kirjutanud eraldi postituse esinemishirmust. Siin keskendun teisele poolele: kuidas presentatsioon üles ehitada ja nii esitada, et see päriselt kohale jõuab.

Alusta küsimusest, mitte slaidist

Kõige levinum viga on see, et esitluse tegemine algab slaidiprogrammi avamisest. Siis hakatakse täitma tühje kaste ja enne kui arugi saad, on kakskümmend slaidi valmis, aga keegi ei tea, mida need tahavad öelda.

Enne esimest slaidi vasta neljale küsimusele:

  1. Kes on kuulajad? Mida nad juba teavad? Mis neid huvitab? Mis neile muret teeb?
  2. Mida nad pärast esitlust tegema peaksid? Otsustama, kinnitama eelarve, muutma töö viisi, lihtsalt aru saama?
  3. Mis on minu üks põhisõnum? Üks lause, mida kuulaja peab kindlasti meelde jätma.
  4. Kui palju aega mul on? Ja kas see on päriselt nii palju, või tuleb arvestada küsimuste ja hilinemistega?

Kui need neli on selged, on esitlus pooleldi valmis — isegi kui ühtegi slaidi veel pole.

Erinevad publikud, erinev esitlus

Sama sisu tuleb juhtkonnale, meeskonnale ja kliendile esitada erinevalt. Näiteks:

  • Juhtkond tahab kohe alguses teada järeldust ja otsust, mida temalt oodatakse. Detailid tulevad siis, kui küsitakse.
  • Meeskond tahab teada, mis muutub tema jaoks ja miks.
  • Klient tahab kuulda oma muret ja selle lahendust, mitte sinu ettevõtte ajalugu.

Esitluse ülesehitus

Hea esitlus on nagu hea lugu: sellel on algus, keskosa ja lõpp. Kõlab lihtsalt, aga just see lihtsus aitab kuulajal järge pidada.

Algus: anna põhjus kuulata

Esimese minutiga otsustab saal, kas tasub tähelepanu pöörata. Ära raiska seda minutit sissejuhatusele „Tere, minu nimi on… ja täna räägin…“. Selle asemel proovi üht neist:

  • Küsimus: „Mitu tundi te eelmisel nädalal koosolekutel istusite?“
  • Olukord: „Kujutage ette, et klient helistab reede õhtul ja süsteem ei tööta.“
  • Väide: „Meie suurim probleem ei ole hind, vaid see, et kliendid ei saa aru, mida nad ostavad.“

Seejärel ütle välja, mida kuulaja sellest esitlusest saab ja kui kaua see kestab. Inimesed kuulavad paremini, kui teavad, kuhu teekond viib.

Keskosa: kolm mõtet, mitte kümme

Kuulaja mälu on piiratud. Kui annad talle kümme olulist punkti, ei jää meelde ükski. Vali kaks kuni neli peamist mõtet ja anna igaühele:

  • selge pealkiri ühe lausega;
  • üks näide, lugu või number, mis selle elavaks teeb;
  • side põhisõnumiga — miks see on oluline.

Kasulik võte on üleminekulaused. „See oli probleem. Nüüd vaatame, mis selle põhjustab.“ Need annavad kuulajale märku, et üks osa sai läbi ja algab uus.

Lõpp: korda ja kutsu tegutsema

Lõpp on see osa, mis jääb kõige paremini meelde, ja ometi lõpetatakse sageli lausega „noh, see oli kõik“. Hea lõpp teeb kahte asja:

  1. kordab põhisõnumi ühe lausega;
  2. ütleb selgelt, mida kuulajalt nüüd oodatakse.

Näiteks: „Kokkuvõttes: kui me lühendame vastamisaega, kaotame vähem kliente. Palun teilt täna kinnitust, et alustame pilootprojektiga järgmisel kuul.“

Küsimustele tasub vastata enne viimast lauset, mitte pärast. Siis ei lõpe esitlus kellegi kõrvalise küsimusega, vaid sinu sõnumiga.

Slaidid, mis toetavad, mitte ei asenda

Slaidid on esineja abiline, mitte esineja ise. Kui kogu sisu on slaidil kirjas, ei ole kuulajal sind vaja — ja ta loebki slaidi, mitte ei kuula sind.

Mõned rusikareeglid:

  • Üks mõte slaidi kohta. Kui slaidil on kaks mõtet, tee kaks slaidi.
  • Vähe teksti. Märksõnad, mitte laused. Pikk tekst sobib jaotusmaterjali, mitte ekraanile.
  • Pilt või joonis, kui võimalik. Lihtne graafik ütleb rohkem kui tabel kahekümne numbriga.
  • Suur kiri. Kui tagumine rida ei näe, ei ole slaidil mõtet.
  • Test: kas sa suudaksid esitluse ära teha ka siis, kui projektor ei tööta? Kui ei, siis toetud slaididele liiga palju.

Esitamine: kuidas sisu kohale jõuab

Hea ülesehitus on pool asja. Teine pool on see, kuidas sa seda esitad.

  • Räägi, ära loe. Vaata slaidi ainult selleks, et meelde tuletada, ja pöördu siis tagasi saali poole.
  • Silmside. Räägi korraga ühele inimesele, siis järgmisele. Nii tundub esitlus vestlusena.
  • Tempo ja pausid. Paus pärast olulist mõtet annab sellele kaalu. Kiirustamine teeb kõik võrdselt ebaoluliseks.
  • Kehakeel. Kindel seis, avatud käed, loomulik liikumine. Ära peida end puldi taha, kui seda pole vaja.
  • Kaasa saali. Küsi küsimus, palu käsi tõsta, lase kõrvalistujaga minut arutada. Pikemas esitluses hoiab see tähelepanu üleval.

Harjuta valjult ja ajaga

Esitlus, mida pole kunagi valjult läbi räägitud, on alles mustand. Tee vähemalt üks täielik proov kellaga. Peaaegu alati selgub, et materjali on liiga palju — ja parem on see avastada kodus kui saali ees, kui juhataja juba kella vaatab.

Kui võimalik, salvesta ennast videole. Enda nägemine on ebamugav, aga see on kõige kiirem õpetaja.

Väike kontrollnimekiri enne esitlust

  • Kas ma oskan oma põhisõnumi öelda ühe lausega?
  • Kas algus annab põhjuse kuulata?
  • Kas mul on kõige rohkem neli peamist mõtet ja igaühe juures näide?
  • Kas lõpp ütleb, mida kuulajalt oodatakse?
  • Kas ma saaksin hakkama ka ilma slaidideta?
  • Kas olen esitluse valjult ja ajaga läbi teinud?

Esitlusoskus tuleb tegemisest

Ükski kontrollnimekiri ei asenda kogemust saali ees. Esitlusoskus paraneb siis, kui esined, saad tagasisidet ja proovid uuesti.

Avaliku esinemise ja esitlusoskuse koolitusel teeme just seda: harjutame esitluse ülesehitust, algust ja lõppu, slaidide kasutamist, kehakeelt, häält ja ebamugavaid küsimusi. Igaüks jõuab ruumi ette ja saab tagasisidet, kui grupp on nõus, siis ka videoga. Sisu paneme kokku eelankeedi põhjal, nii et harjutame neid esitlusi, mis teie inimestel päriselt ees on.