„Mul ei ole aega“ on üks lause, mida kuuleb igal pool — tööl, kodus, sõprade seas. Ja enamasti on see tõsi: tööd on rohkem, kui päevas tunde. Aga kui vaadata asja lähemalt, siis selgub tavaliselt, et probleem ei ole ajas. Kõigil on päevas täpselt sama palju tunde. Probleem on selles, et me ei ole otsustanud, mis on tähtis — või ei julge seda otsust teiste ees kaitsta.
Sellepärast ei alusta ma ajajuhtimisest rääkides kalendrirakendustest ega värvikoodidest. Need on head abivahendid, aga ainult siis, kui tead, mida sinna kirja panna. Selles kirjutises räägin enesejuhtimisest, prioriteetidest, fookusest, katkestustest ja sellest kõige raskemast sõnast — „ei“.
Ajapuudus on prioriteedipuudus
Kui kõik on tähtis, ei ole miski tähtis. Siis teeb inimene seda, mis on kõige kiirem, kõige valjem või kõige lähemal. Tavaliselt on see järgmine kiri postkastis või järgmine kolleeg, kes ukse vahelt sisse vaatab.
Kõige kasulikum vahe, mida ajajuhtimises teha, on vahe tähtsa ja kiire vahel. Kiire asi karjub. Tähtis asi on vait ja ootab. Ja kuna tähtis asi on vait, jääb see sageli tegemata kuni hetkeni, mil see muutub ka kiireks — ja siis on juba hilja.
Proovi ühe päeva lõpus vastata ausalt kahele küsimusele:
- Mis oli täna kõige tähtsam asi, mida ma oleksin pidanud tegema?
- Kui palju aega ma sellele päriselt kulutasin?
Kui vastus teisele küsimusele on „mitte üldse“, siis ei ole sul probleemi ajaga. Sul on probleem valikutega.
Vaata, kuhu su aeg päriselt läheb
Enne kui midagi muuta, tasub teada, mis praegu toimub. Ma soovitan alati sama lihtsat harjutust: pane paar päeva kirja, millega sa tegeled. Mitte täpsusega minutini, vaid umbes poole tunni kaupa. Märgi juurde ka see, kas see oli plaanis või tuli ootamatult.
Tihti on tulemus üllatav. Selgub, et kirjadele kulub kaks korda rohkem aega, kui arvasid. Või et koosolekud söövad ära kogu hommikupoole. Või et päris oma tööni jõuad alles siis, kui teised on koju läinud. Aus pilt on parem kui ükskõik milline teooria — sest selle pildiga saab midagi peale hakata.
Fookuse hoidmine
Aju ei ole loodud mitme asja korraga tegemiseks. Kui hüppad ühe ülesande juurest teise juurde, kulub iga kord aega, et uuesti sisse elada. Päeva lõpus oled väsinud, aga pole midagi lõpuni teinud.
Mõned võtted, mis aitavad:
- Plokid kalendris. Broneeri endale kaks tundi tähtsa töö jaoks samamoodi nagu koosoleku. Ja kaitse seda nagu koosolekut.
- Kõige raskem asi enne lõunat. Enamikul inimestel on hommikul rohkem jõudu. Ära kuluta seda kirjade peale.
- Üks asi korraga lõpuni. Pooleli jäänud tööd koormavad pead ka siis, kui sa nendega ei tegele.
- Telefon teise tuppa. Kõlab lihtsalt, sest ongi lihtne. Aga tahtejõudu nõuab ikka.
- Lõpeta päev plaaniga. Kui tead õhtul, millega homme alustad, ei kulu hommikul pool tundi otsustamisele.
Katkestustega toimetulek
Katkestused on paratamatud. Kolleegil on küsimus, klient helistab, juht tahab „ainult viis minutit“. Neid ei saa täiesti ära kaotada, aga neid saab vähendada ja suunata.
Mida saad ise teha
- Lülita teavitused välja ja loe kirju kindlatel kellaaegadel, näiteks kolm korda päevas.
- Anna teistele märku, millal sind segada ei tasu. Kinnine uks, kõrvaklapid või staatus suhtlusrakenduses — mis iganes teie majas töötab.
- Kui keegi tuleb küsimusega, küsi: „Kas see on kiire või saame kell kolm rääkida?“ Enamasti selgub, et kell kolm sobib täiesti.
Mida saab teha meeskond
Katkestused ei ole ainult isiklik teema. Kui terve meeskond on harjunud, et vastus peab tulema kohe, siis ei saa üks inimene sellest üksi välja. Siin aitavad ühised kokkulepped: millised kanalid on kiireloomuliste asjade jaoks, millal on rahuaeg ja mida keegi ootab vastuse kiiruse osas. Kui need kokkulepped tehakse koos, siis need ka peavad.
„Ei“ ütlemine
Siin jõuame kõige raskema osani. Enamik inimesi ei ole üle koormatud sellepärast, et nad ei oska planeerida, vaid sellepärast, et nad ütlevad liiga tihti „jah“. Tahame olla abivalmis, tahame meeldida, ei taha kedagi alt vedada.
Aga iga „jah“ tähendab kuskil mujal „ei“. Kui võtad uue projekti, jääb midagi muud tegemata — või teed seda õhtul oma pere või puhkuse arvelt.
Mõned viisid, kuidas „ei“ öelda ilma, et suhe kannataks:
- „Jah, aga…“ — „Saan selle võtta, aga siis lükkub see teine asi järgmisesse nädalasse. Kumb on sulle tähtsam?“ Nii jääb valik sellele, kes palub.
- Mõtlemisaeg. — „Las ma vaatan oma nädala üle ja annan sulle homme vastuse.“ Kohe „jah“ öelda on harjumus, mitte kohustus.
- Ütle lühidalt ja ilma pika vabanduseta. — „Ma ei jõua seda praegu korralikult teha.“ Pikk õigustamine kutsub ainult vaidlema.
- Paku alternatiivi. — „Mina ei saa, aga Mari teab sellest rohkem.“ Või: „Täna mitte, aga reedel saan.“
„Ei“ ütlemine on oskus nagu iga teine. Alguses on ebamugav, pärast läheb lihtsamaks. Ja enamik inimesi austab sind rohkem, kui tead, mida sa jõuad ja mida mitte.
Peamised vabandused
Lõpuks üks ebamugav teema. Me kõik kasutame vabandusi: „kui see kiire periood möödub“, „kui mul oleks rohkem aega“, „küll järgmisel nädalal“. Kiire periood ei möödu, kui sa midagi ei muuda. See lihtsalt muutub uueks normaalseks. Ausus iseenda vastu on enesejuhtimise kõige esimene samm.
Kui tahad seda koos meeskonnaga läbi teha
Ajajuhtimise võtteid võib raamatust lugeda ja mõni neist hakkab kohe tööle. Aga kõige rohkem muutub siis, kui sama tööd teeb kogu meeskond koos — sest prioriteedid ja katkestused ei ole ainult ühe inimese asi.
Enesejuhtimise ja ajajuhtimise koolitusel alustame just sellest: mis su päeva päriselt ära sööb, kuhu läheb su energia ja milliseid vabandusi sa kasutad. Palun tavaliselt paar päeva enne koolitust oma aja üles märkida — see annab ruumis ausa pildi. Siis harjutame prioriteetide kaitsmist, katkestustega toimetulekut ja „ei“ ütlemist. See ei ole kalendritrikkide loeng, vaid praktiline töö. Kui tahad teada, kuidas see teie meeskonnale sobiks, kirjuta mulle.
